¿Hacia dónde evolucionan los espacios de trabajo?

¿Hacia dónde evolucionan los espacios de trabajo?

Son muchos los cambios en el diseño de oficinas que exigen el mundo VUCA y sus nuevos trabajadores; para sintetizarlos, podemos decir que son tres las principales tendencias en el diseño de los espacios de trabajo:

  1. Una mayor importancia de los espacios colectivos.
  2. Evolución de puestos personalmente asignados a un amplio abanico de espacios compartidos.
  3. Humanización y acercamiento al ámbito del hogar, tanto en el diseño del espacio como en su equipamiento.

En cuanto al mobiliario utilizado, destacan cinco tendencias: flexibilidad, personalización, movilidad, confortabilidad y adaptabilidad, para posibilitar la transformación de los puestos de trabajo de forma sencilla y al menor coste posible.

  1. Mayor importancia de los espacios colectivos

Gracias a las nuevas tecnologías y a la diferentes formas de organización de las empresas, la función de las oficinas está cambiando: cada vez son menos las personas que precisan de la oficina diariamente para realizar su trabajo, sino que lo realizan desde otros lugares.

No obstante, el papel de la oficina sigue siendo relevante por su función de centro de comunicación e interacción entre personas. Así, según un estudio del MIT (Massachusetts Institute of Technology), el 80% de todas las innovaciones se derivan de la comunicación interpersonal.

Esto tiene una clara repercusión en los espacios de oficina, que cada vez más deben adaptarse a estas nuevas demandas. Según el reciente estudio de Ofita, “More than One”,  pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral  y el auge del trabajo colaborativo. Por lo tanto, las empresas están malgastando un 40% de costes inmobiliarios que no necesitan, mientras que los espacios de reunión o colaboración están saturados.

Podemos distinguir dos tipos de zonas comunes: los espacios de trabajo en grupo y las zonas de comunicación informal. Aunque las diferencias entre estas tipologías son a menudo estrechas y determinados espacios son usados de manera polivalente, sí existen algunas diferencias entre ellas:

  • Espacios de trabajo en grupo

La práctica, cada vez mayor, del trabajo en grupos interdisciplinares o en equipos “ad hoc” (equipos que se constituyen de forma temporal para llevar a cabo un proyecto o resolver un problema en concreto) está aumentando las necesidades de este tipo de espacios.

Los espacios de trabajo en grupo deben ser prioritariamente flexibles y adaptables, de manera que puedan variar según las necesidades de cada momento (reuniones cortas y esporádicas de numerosas personas se compaginan con períodos de trabajo más prolongados en grupos de reducido tamaño durante las fases intensas de los proyectos).

Según el estudio “More than one” de Ofita, las principales modalidades de reunión son:

  1. Convención
  2. Junta
  3. Formación
  4. Equipo
  5. Encuentros Exprés
  6. Brainstorming
  7. Petit Comité
  8. Visita

evolución espacios de trabajo

    • Espacios de comunicación informal

    Los espacios de comunicación informal representan el significado de las formas de trabajo del mundo VUCA: espacios de interacción, intercambio informal de conocimiento, diversión en el trabajo y fronteras fluidas entre la vida privada y la laboral. Son sin duda, los espacios que han experimentado un mayor auge dentro de la oficina en los últimos tiempos.

    Hasta ahora estas áreas no formaban habitualmente parte de lo que entendíamos por una oficina: zonas de club semejantes a las salas ejecutivas de los aeropuertos, cafeterías o ciber cafés, en los que alternar el trabajo con el descanso, o espacios más lúdicos como billares, mesas de ping pong, boleras, cines, gimnasios con saunas, salas de masajes, espacios de descanso, etc.

    Su finalidad es la de fomentar la comunicación entre los empleados y aumentar su calidad de vida en el trabajo. Además, el diseño y ambientación de estos espacios representa, en numerosas ocasiones, de una manera palpable la cultura y los valores de una compañía.

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    1. De puestos personalmente asignados a un amplio abanico de espacios compartidos

    Como hemos comentado anteriormente, la mayor flexibilidad y movilidad, así como el aumento del trabajo en equipo, hacen que cada vez más se pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto (esté o no dentro de la oficina), cuestionando el tradicional ratio 1 trabajador = 1 puesto de trabajo.  De nada sirve tener 2000 m2 en despachos personalmente asignados si sus ocupantes pasan 3/4 partes del tiempo fuera de la oficina o en salas de reunión.

    Por esta razón, las empresas recurren a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.

    El desk-sharing (1 puesto de trabajo compartido por varias personas que trabajan en distintos turnos) era hasta hace unos años una de las alternativas más extendidas. Es, por ejemplo, el sistema utilizado generalmente en los call centers.

    Sin embargo, la tendencia va hacia sistemas en los que no solo se comparte un puesto de trabajo individual como en el desk sharing, sino que se tiene acceso a un variado menú de espacios de trabajo (un pool de espacios de trabajo que no están personalmente asignados a ninguna persona sino que son de todos los miembros de la organización o de todo un departamento).

    Así, una parte de los ahorros que se consiguen mediante la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de zonas de ocio y relajación y de espacios alternativos de trabajo y comunicación, cada uno pensado para un tipo de trabajo o dinámica de trabajo en concreto (trabajo concentrado, trabajo en equipo, comunicación informal, confidencialidad, etc.).

    Se trata del sistema de no territorialidad. El espacio es diseñado en función de las necesidades de los trabajadores y no de su estatus.  Este sistema (non-territorial offices), en el que todo es de todos, permite un ahorro considerable de espacio, confiere a la organización una mayor flexibilidad y rapidez de adaptación y crecimiento (breathing organisation) y apoya la movilidad de los trabajadores, sus formas de trabajo y su satisfacción.

    Pese a ello, todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: documentos, agendas, bolígrafos, etc., que deben guardarse en un lugar propio y privado. Para cubrir esta necesidad, se dota a cada persona de una taquilla o de un bloque personal, con ruedas, que se “aparca” formando baterías en lugares destinados a tal efecto, por ejemplo.

    El “menú” de puestos de trabajo (PT) que presentan las oficinas no territoriales dependerá de las dinámicas de cada organización, y puede incluir, entre otros:

    • Salas de reunión (con sus diferentes tipos ya citados).
    • PT concentrado
    • PT variable

    Son puestos de trabajo dispuestos en forma de mesa corrida, con capacidad variable en función de la densidad de personas y de las necesidades de espacio.

    • “Plug & Work”

    Puestos de trabajo de reducido tamaño, distribuidos por diferentes zonas de la oficina y apropiados para la realización rápida de un trabajo que no demande una alta concentración.

    Pueden encontrarse en las zonas de paso, en las entradas o en las cafeterías de las empresas, por ejemplo.

    A menudo están pensados para que sus usuarios trabajen de pie o sentados en un taburete a modo de bar.

    • “Silent Room”

    Se trata de pequeños cubículos cerrados, diseñados para el trabajo individual concentrado o para realizar llamadas confidenciales sin las molestias de los espacios abiertos.

    • Zona de valor añadido / comunicación informal

    Zona común de relax y descanso integrada en el espacio de la oficina, que está a disposición de todos los empleados y eventualmente a disposición de los externos.

    1. Humanización y acercamiento al ámbito del hogar, tanto en el diseño del espacio como en su equipamiento

    Danaher Mexico

En definitiva, estamos redefiniendo radicalmente el concepto de trabajo, del trabajador y de la oficina. Debemos asimilar que todo lo que nos rodea está evolucionando más rápidamente que nunca, y que solo aquellos que cambien a la misma velocidad que el resto de su entorno podrán mantener su competitividad.

Así, el éxito hoy en día se basa fundamentalmente en la capacidad que tengamos de reinventarnos continuamente, y de llevarlo a la práctica.

¿Estamos preparados?

 

2018-02-11T18:45:11+00:00

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