¡NO quiero cambiar de oficina! Hablamos de gestión del cambio…

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La oficina, potente aliado en la gestión del cambio

Hoy os proponemos reflexionar sobre la gestión del cambio. La implantación de nuevas formas de organización, tecnologías o espacios supone hacer frente a un cierto espíritu de rechazo al cambio. Se rige por nuestra tendencia natural a aferrarnos a lo conocido, a la inercia. “Las cosas siempre se han hecho así”.

¿Qué podemos hacer cuando planteamos un nuevo concepto de oficina y nos encontramos con la resistencia de  los empleados? ¿Cuál es la solución cuando se oponen al cambio personas aferradas a su antigua oficina? Empleados que se niegan a “abandonar” su despacho y trabajar en áreas comunes. Líderes aferrados a su silla ejecutiva…

En la fase de implantación de una oficina es de vital importancia, por tanto, un sólido programa de gestión del cambio. Principalmente para ayudar a los trabajadores a entender los motivos de este nuevo concepto de oficina. Cuál es el origen (cultura corporativa, transformación digital,  etc.). Y de qué manera se va a realizar la transición de un modelo “tradicional” hacia este nuevo diseño de oficina. El proceso debe comenzar muy temprano, desde la misma concepción del proyecto. Y prolongarse tras su finalización.

Es necesario detectar los puntos débiles o aquellos que no encuentran aceptación y conseguir una mayor motivación y entendimiento de todos los involucrados en la solución implantada, recordando las razones por las que se emprendió el proyecto, debatiendo sus ventajas y los resultados que se esperan conseguir, así como enfrentándonos a los problemas y riesgos que se pueden plantear.

¿De qué depende el éxito?

El  éxito de la implantación dependerá en gran medida de la gestión del cambio que se haya realizado desde el inicio del proceso de la reingeniería del trabajo. Y especialmente de cómo se involucre el personal, que permite que el resultado final se adecue mejor a las necesidades y requerimientos de la organización y tenga una aceptación más masiva. Porque es difícil que alguien rechace adoptar un cambio en cuya definición ha participado o cuya razón de ser y objetivos entiende.

Sin duda, el segundo de los pilares fundamentales para el éxito de este proceso es un plan de comunicación, reforzado con estrategias de employer brandingorientado a informar, normalizar, sensibilizar y crear compromiso, abriendo canales de comunicación específicos y espacios para la escucha activa, el feedback y el diálogo. Pieza clave en este proceso son los “embajadores” de marca, con mayor credibilidad para todos los empleados.

Se trata de poner en marcha una serie de acciones destinadas no solamente a informar a las personas, sino de involucrarles en el proceso, en la toma de decisiones. Para esto, focus groups, por ejemplo, son piezas clave para el éxito del proceso.

Los espacios laborales innovadores, como su propio nombre indica, implican un cambio en nuestra forma habitual de trabajar. Esto supone en la mayoría de los casos desarrollar también unas pautas comunes de comportamiento. También estandarizar conductas, comunicar y velar por el respeto de dichas pautas. La finalidad de estas pautas no es controlar a las personas sino clarificar el modo de funcionamiento en el nuevo entorno de trabajo y estructurar ciertos procedimientos. De tal manera que se puedan aprovechar mejor sinergias con otras personas, unidades o departamentos. Por ejemplo, los manuales de bienvenida, en el caso de un traslado, las jornadas de puertas abiertas para las familias o unas sesiones para explicar el uso de nuevos espacios. Son herramientas importantes para la aprobación del nuevo modelo.

Comunicación y formación

Las personas necesitarán tiempo y apoyo para entender y aprender a trabajar de una forma diferente a la que siempre han estado acostumbradas. De especial relevancia es, por lo tanto, la formación en el uso de los nuevos espacios, tecnologías y herramientas que se adopten. Así como la explicación de cómo afecta el cambio desde el punto de vista más personal ¿a qué tipo de recursos tengo acceso?, etc. 

En definitiva, en ese proceso de gestión del cambio, son tres los elementos esenciales: Comunicación, formación e implicación de la plantilla.

En grana parte de los proyectos Ofita el mobiliario acompaña a las empresas en sus nuevas culturas y dinámicas empresariales. Por ejemplo en Volvo.

2017-11-19T11:07:38+00:00

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