Las jornadas Oficinas Rethink que se han celebrado en nuestros showroom de Madrid y Barcelona han sido el escenario elegido por Ofita para presentar su último estudio sobre los espacios de trabajo.”Best way to work” es un análisis de cómo generar entornos y espacios de trabajo que mejoren la productividad y la satisfacción de los empleados, y una guía para el correcto aprovechamiento de cada espacio de trabajo.
Según explicó Martín López, director comercial de Ofita, en la presentación del estudio en Barcelona, las empresas están dejando de ser organizaciones rígidas para convertirse en redes flexibles y ágiles con el fin de sacar lo mejor de sus empleados y dar respuesta a sus nuevas demandas. “La diferencia está en que la revolución en curso ha supuesto en una sola década tantos cambios como la industrial a lo largo de un siglo”.
Presentación de “Best way to work” en Oficinas Rethink Barcelona
En su opinión, “la transformación es imparable y transversal a toda la compañía. Nada se escapa a ella, y mucho menos el espacio de trabajo” porque –añade- “las nuevas prácticas de gestión y las nuevas maneras van de la mano de nuevos entornos laborales”.
En este sentido, recuerda el director comercial de Ofita, las oficinas cuentan hoy con tipologías de espacios impensables hace sólo unos años. “Podemos decir que estos espacios son definidos por actividades y formas de relacionarnos con los demás, de modo que una misma oficina es aprovechada por diversas personas en distintos momentos y con diferentes propósitos”.
¿Se utilizan correctamente los nuevos espacios de trabajo?
La cuestión es: ¿se usan correctamente estos espacios? ¿Saben los usuarios cómo utilizarlos? Y por lo tanto, ¿la oficina está realmente optimizada? “Best way to work” trata de dar respuestas a estas preguntas, y para ello analiza siete espacios de trabajo de “una oficina óptima”: recepción, puestos de trabajo, zonas de concentración, zonas de colaboración, zonas de desconexión y ocio, zonas de aprendizaje y zonas de socialización, tal y como se explica en este post.
Comienza el estudio recordando que el entorno de trabajo puede influir hasta un 30% en la satisfacción de un trabajador, “y de hecho un 70% de los problemas de productividad en una empresa están relacionados con el entorno de trabajo”, según el Informe Gensler.
Oficina tradicional vs open space
Todavía hoy, muchas oficinas siguen contando con un sistema tradicional de distribución de espacios, en el que prima la individualización del puesto de trabajo, que se traduce en una carencia importante de socialización y colaboración.
En el otro extremo, muchas empresas, siguiendo la tendencia del open space, han abusado de la eliminación de barreras, con espacios que no facilitan la concentración y la generación de acciones colaborativas. Por lo tanto, la solución pasa por un modelo híbrido.
Los nuevos espacios de trabajo deben estar además alineados con las nuevas políticas corporativas del bienestar, orientadas a la captación y retención del talento. “Las empresas están invirtiendo en su espacio para mejorar el entorno de trabajo y aumentar la satisfacción de sus personas”, señala Martín López, de Ofita..
Sin olvidar, la fuerte demanda de las nuevas generaciones: oficinas sostenibles: gestión integral de energía y medioambiente, políticas de reducción de CO2 o medición de la huella de carbono, políticas de reciclaje, paperless…
Nuevos espacios para los trabajadores nómadas
Subraya el director comercial de Ofita que la oficina no puede dar respuesta a la nueva fuerza laboral con conceptos de diseño del espacio tradicionales. “Debe reunir, entre otros, los siguientes atributos: Flexibilidad, tecnología y coworking/espacios colaborativos son las tres premisas punto de partida en las nuevas oficinas”.
Los nómadas digitales acuden a la oficina a colaborar y compartir en equipo. Por ello, es importante incrementar la superficie de los espacios informales, de valor añadido y colaboración.
Una buena aproximación para el diseño de las oficinas con nómadas digitales es la no territorialidad. Los puestos se comparten ya que no están asignados a una persona concreta. Contribuye a este fenómeno el uso de sillas con sistemas autopesante que permite adaptarse a cada trabajador de manera semi automática, como la silla Hara.
Para satisfacer la flexibilidad que necesita una oficina de «paso» para muchos trabajadores, igualmente necesarios son los espacios polivalentes, fácilmente reconfigurables para diferentes usos y número de personas.
Está claro, señala, que los nómadas digitales son trabajadores habituados a trabajar fuera de la oficina. “Ahora bien, todos tenemos la necesidad básica de sentirnos parte de una comunidad y compartir con otras. Por ello, las empresas tienen que ofrecer a estos nuevos profesionales espacios donde temporalmente puedan sentirse “en su casa”.
Una oficina óptima hoy en día debe contar también con zonas de concentración individual, espacios diseñados para trabajar puntualmente aislados del ruido de las oficinas abiertas. En estos espacios, la tecnología debe estar perfectamente integrada para facilitar la carga y la conexión de los equipos a todo tipo de dispositivos y servicios: realizar video llamadas, enviar documentos a los puestos de impresión, acceder a una sala, graduar luz, temperatura, humedad… El uso polivalente de los espacios multiplicará el valor funcional de estas zonas.
Debe contar también con zonas de colaboración porque está demostrado que si un trabajador ha de recorrer más de 30 metros o trasladarse de planta para comunicarse con otro compañero, lo hará por e-mail, cuando el contacto inmediato podría resolver el asunto de forma inmediata y más eficaz en muchos casos.
“Tan importante es en términos de motivación y eficacia el promover y facilitar la flexibilidad laboral de los empleados, como disponer de todas las herramientas y tecnologías precisas para que las personas puedan dar realmente lo mejor de sí mismas en una cultura flexible. Herramientas que faciliten el intercambio de conocimientos, estrategias y experiencias, propiciando por esta vía el espíritu de grupo y la colaboración”.
Las metodologías ágiles en los espacios colaborativos
En este sentido, según el estudio “Best way to work” las nuevas metodologías de trabajo ágil marcan otro punto de inflexión en el diseño de los espacios colaborativos. Los nuevos procesos ágiles demandan espacios modulables y cercanos a los puestos de trabajo que permita actuar de manera rápida y eficaz. “En muchas empresas, las zonas de colaboración están aún planteadas como aulas con un “Maestro de ceremonias” y sus alumnos. No se generan espacios adaptables, dinámicos y abiertos donde cada empleado pueda desarrollar libremente su creatividad”, explica Jonatan Molina, gerente de Ofita Madrid.
Por otra parte, cuando un empleado está encadenado al puesto de trabajo, disminuyen notablemente sus niveles de productividad. Por no hablar de pérdidas en términos de motivación, bienestar y salud laboral. “Todos necesitamos espacios para la desconexión y el relax”. Estas áreas son cada más necesarias a medida que en los centros de trabajo se va promoviendo la salud física y emocional de los empleados con espacios donde practicar ejercicio físico o realizar actividades relacionadas con su bienestar.
“La oficina tradicional entiende el espacio exclusivamente como un entorno de trabajo, y no atiende a las necesidades físicas ni al rendimiento óptimo de los trabajadores”.
Línea Forthink de Ofita en un espacio de aprendizaje
Espacios de aprendizaje y el office en la oficina óptima
La oficina es hoy un punto de encuentro. Acudimos a ella para socializar y también para compartir talento. Por ello, cada día son más comunes los espacios para el aprendizaje, eso sí con diseños totalmente diferentes a las salas de formación tradicionales. En primer lugar, hoy son reconfigurables para diferentes metodologías, como nos permite la línea de mobiliario Forthink.
El estudio “Best way to work” de Ofita señala también que uno de los puntos débiles de la oficina tradicional era la cantidad de metros cuadrados destinados al office, desaprovechados fuera del horario de las comidas.
La idea de que el office era exclusivamente un espacio para almorzar ha quedado ya desterrada en los nuevos diseño de oficinas. Con un interiorismo y equipamiento más informales, que combine diferentes estilos de mobiliario, el office se ha convertido en un espacio ideal para promover reuniones dinámicas y adoptar posturas más relajadas. También es un escenario óptimo para el trabajo individual en momentos puntuales.
El office es un espacio muy recomendables desde el punto de vista de la salud física y emocional de los empleados. Nos permiten desconectar, hacer una pausa, movernos en la hora del almuerzo, relacionarnos con otros compañeros…
“Vemos, por lo tanto, que la oficina tradicional tiene los días contados”. La forma de trabajar y las culturas corporativas han cambiado, y con ella las necesidades del trabajador, es por eso que se están incorporando nuevas tipologías de espacio. Con los nuevos modelos laborales horizontales, y que potencian la creatividad y el intra emprendimiento por encima del control y de la presencia del trabajador en la oficina, los espacios se están transformando hacia oficinas más lúdicas y sociales, concluye Jonatan Molina.
