Les nouvelles tendances qui révolutionnent déjà les espaces de travail

Selon Ofita, entreprise spécialisée dans la conception, le mobilier et l’équipement de bureaux, dans des environnements de volatilité, d’incertitude, de complexité et d’ambiguïté élevées, actuellement connu comme monde Vuca, les changements dans la conception des bureaux deviennent aussi transcendantaux que nécessaires. Les espaces de travail incorporent ainsi l’innovation comme une alliée, en renforçant les zones collectives et en réduisant les emplacements assignés à des personnes spécifiques, pour ne citer que quelques exemples. 

 

Cette idée acquiert davantage de sens alors qu’on s’attend à ce que, pour 2025, près de 50% de la force de travail soit composée en Espagne de millennials, qui veulent être appréciés, indépendants, et appartenir à des équipes. Un lieu de collaboration, où les équipes travaillent ensemble pour résoudre des problèmes et établir des stratégies, en est un exemple clair. La manifestation physique de cet aspect se consolide dans des conceptions de bureaux ouverts, où les employés peuvent interagir facilement entre eux.

Augmentation des espaces collectifs

La croissance d’une force de travail de plus en plus jeune et de plus en plus autonome renforce les espaces conjoints, également appelés coworks. Ces espaces, qui défient les ambiances traditionnelles avec des cabines indépendantes et séparées entre elles, offrent aux professionnels une série d’avantages concurrentiels : Ils favorisent la collaboration, la créativité, l’échange d’idées, la création de réseaux et la socialisation.

Selon la récente étude d’Ofita « More than One », les personnes passent 60% de leur journée de travail en réunion ou en collaboration avec d’autres, et 40% des postes opérationnels sont vides à toute heure du jour, étant donné le travail à distance, la flexibilité de travail et l’essor du travail collaboratif. Ceci signifie que les entreprises gaspillent 40% de coûts immobiliers dont elles n’ont pas besoin, alors que les emplacements réunion ou collaboration sont saturés.

Les prochaines années devraient voir la majorité des collaborateurs indépendants ou free-lances La demande des zones de collaboration devrait donc continuer à croître.

Ce type d’espaces peut se diviser en trois types : ceux consacrés au travail en groupe, à la communication informelle et à l’innovation :

  • Ces espaces collectifs doivent être flexibles et adaptables, afin de pouvoir varier selon les nécessités de chaque moment. C’est-à-dire que les réunions courtes et sporadiques de nombreuses personnes sont conciliées avec des périodes de travail plus prolongées en groupes réduits pendant les phases intenses de certains projets.
  • Ceux destinés à la communication informelle doivent donc renforcer l’interaction, l’échange informel de connaissance, le loisir et les frontières fluides entre la vie privée et la vie professionnelle. Ceux-ci ont connu dernièrement un plus grand essor dans le bureau. Il est aujourd’hui possible de voir des zones club, cafétérias, cybercafés et des zones ludiques avec des billards, des tables de ping-pong, des gymnases avec saunas, des salles de massages et des zones de repos, pour en citer quelques exemples. Selon Camilo Agromayor, Directeur Général d’Ofita, « nous passons la moitié de notre temps au bureau, les gens doivent pouvoir se sentir à l’aise et avoir envie de rester ».
  • Les postes pour l’innovation. Les espaces d’innovation sont de plus en plus fréquents dans les entreprises (comme sur l’image), conçus pour le travail partagé et visuel, et les nouvelles méthodologies agiles, le design thinking…

Adieu aux postes assignés !

Les entreprises réduisent les postes de travail assignés personnellement. Ces nouvelles solutions leur permettent une utilisation plus rationnelle de l’espace, qui est conçu et distribué en fonction de la présence réelle des travailleurs et non pas de leur nombre absolu. Il s’agit du système de non territorialité, où les zones sont conçues en fonction des nécessités des travailleurs et non de leur statut.

Ce système, dans lequel tout est à tous, permet une économie considérable d’espace, confère à l’organisation plus de flexibilité et de rapidité d’adaptation et de croissance (breathing organisation), et aide à la mobilité des travailleurs et leurs modes de travail.

Malgré tout, nous avons tous besoin d’utiliser dans notre travail des objets d’utilisation personnelle et exclusive : documents, agendas, stylos, qui doivent être rangés dans un endroit propre et privé. Pour couvrir ce besoin, chaque personne dispose d’un casier ou d’un bloc personnel, par exemple à roulettes.

La non-territorialité ne signifie pas la disparition des espaces de concentration et privés. Au contraire, dans le bureau du XXIème siècle,  une vaste typologie d’espaces coexistent ; c’est-à-dire que, face aux espaces précédemment cités, nous en trouvons d’autres comme ceux-ci -pour donner deux exemples-:

 

  • “Plug and Work”, des postes de travail de taille réduite, distribués dans différentes zones du bureau et adaptés à la réalisation rapide d’un travail qui n’exige pas une concentration élevée.
  • “Silent Room”, de petites cabines fermées, conçues pour le travail individuel concentré ou pour effectuer des appels confidentiels sans les dérangements des espaces ouverts.

De plus en plus près de la maison

Bien que le télétravail ou le travail depuis la maison ait commencé à être favorisé au cours des dernières années dans diverses entreprises, en particulier les multinationales, certains employeurs continuent à le regarder avec méfiance, car ils qui n’ont pas confiance à 100% dans cette modalité. Il est cependant prévu que cette réalité change, et cela pour deux raisons : la productivité et, récemment, les millennials.

 

“It has been proven that people working in flexible organizations which allow employees work a certain number of hours at home, are more loyal to the company and this is not all, they also show higher performance and report more personal responsibilities for the benefit of companies” declares Camilo Agromayor.

And this is because millennials who in the future will use workstations consider labour flexibility as a crucial aspect as it does not only favours personal wellbeing and happiness but also health, reducing the level of stress. This does not mean that they do not value stability but they prioritize independence and the trust their superiors put in them allowing them to develop their duties far from their desks.

 Moreover, for this generation, working in an environment without tools and technological resources is crucial. They value to have them available for employees to use them when and where they deem it appropriate either in a computer, a tablet, a mobile phone, at home or at the office. In this sense, employers have to offer the necessary resources for these people to work comfortably and be efficient in their duties.

It is working in all these aspects above that will help organizations escape from problems such as labour rotation or talent drain. “In the context of change it is important to think how to redesign offices in its broader sense; from their functionality and aesthetic to their work methods with more flexible work hours adaptable to each employee’s demands. It is a win-win for all” declares the Director-General of Ofita.

 

 

2018-02-28T14:59:26+00:00

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