Règles pour cohabiter dans un open space

Les entreprises optent de plus en plus fréquemment pour des bureaux ouverts, des open space, où tous cohabitent, parlent et travaillent. Le concept traditionnel de lieu de travail articulé autour de bureaux est devenu obsolète.

Le système de l’open space est sans aucun doute positif pour l’organisation parce qu’il favorise l’échange d’idées et la collaboration. Il favorise les relations interpersonnelles, et cette socialisation est bénéfique aussi bien au niveau personnel que collectif. Ce type d’espace a été créé il y a quelques décennies pour faciliter la communication et briser les barrières hiérarchiques afin de promouvoir des cultures corporatives horizontales et plus transparentes.

 

Un espace pour chaque activité avec l’open space

Or, outre des avantages en termes d’optimisation et de productivité, l’open space présente aussi des questions ou des inconvénients, principalement sous trois aspects que les entreprises doivent parvenir à gérer correctement : Que se passe-t-il si j’ai besoin de silence et de tranquillité pour pouvoir travailler ? Pourquoi dois-je changer ma façon de travailler ? Et pourquoi dois-je continuellement supporter les interruptions de mes collègues ?

 

En réponse à la première question, nous avons déjà souligné à plusieurs reprises dans ce blog la nécessité que puissent cohabiter dans l’open space différentes typologies d’espaces – individuels et collectifs ; privés et partagés, afin que nous puissions effectuer chaque activité dans l’espace adéquat et dans les meilleures conditions possible.

 

Par exemple, une alternative nous est proposée par les « salles de silence » ou les « espaces de concentration ». C’est-à-dire les zones où nous pouvons nous concentrer pour effectuer notre travail. L’on y accède généralement sans dispositif/élément générant du bruit et on y respecte des normes de base de silence.

 

EDP 

 

Travailler dans un open space, un changement culturel

Dans un nouveau bureau projeté selon les paramètres actuels de conception, les employés profiteront d’un espace plus qualitatif, plus flexible et avec différentes atmosphères pour partager des expériences, des idées et des moments avec leurs collègues. Or, avant le déplacement, l’on voit habituellement se poser la seconde question, « pourquoi dois-je changer ma façon de travailler ? ». Nous parlons de Changement Culturel.

 

L’implantation de nouvelles formes d’organisation, de technologies ou d’espaces, oblige à faire face à un certain esprit de rejet au changement. C’est la raison pour laquelle, lors de la phase d’implantation d’un bureau, il est vital de disposer d’un solide programme de gestion du changement. Cela aidera principalement les travailleurs à comprendre les raisons de ce nouveau concept de bureau et leur montrer les bénéfices associés à ce changement, aussi bien pour eux individuellement que pour toute l’organisation.

 

 

Sede Savills Aguirre Newman Madrid

Savills Aguirre Newman Madrid

 

Règles de cohabitation dans l’open space

L’open space est beaucoup plus en ligne avec les nouvelles générations et les nouvelles cultures d’entreprise que les bureaux traditionnels, mais, si l’on ne dispose pas de règles claires pour ordonner la cohabitation, loin de promouvoir la collaboration, il peut créer une atmosphère incommode pour tous. C’est dans les relations quotidiennes qu’apparaît le troisième inconvénient mentionné.

 

La règle fondamentale de toute cohabitation est le respect. Pour parvenir à une cohabitation saine au bureau, il est fondamental de comprendre que certaines pratiques peuvent déranger nos collègues. Quelques Conseils nous aideront à les éviter :

  • La table de travail – assignée ou non territoriale, ce n’est pas un lieu de réunion. Pour travailler en équipe, il existe d’autres espaces au bureau.
  • Choisissez l’espace de collaboration le plus adéquat, en fonction du nombre d’utilisateurs, du niveau de confidentialité et de la durée. En ce sens, par exemple, tenir des réunions de plus de 4 personnes dans des espaces ouverts près des postes de travail peut déranger au reste des personnes. Utilisez plutôt des salles fermées.
  • Les salles doivent toujours être laissées rangées et ordonnées.
  • Modérez le volume de votre voix à votre poste de travail ; souvenez-vous que vous n’êtes pas seul dans cet espace. À votre poste, mettez le téléphone portable en silence, et utilisez les écouteurs pour parler au téléphone. Pour des appels longs, utilisez des espaces adéquats qui ne dérangent pas vos collègues, comme les phone booth par exemple. Pour parler dans une atmosphère relaxée avec vos collègues et/ou des collaborateurs, utilisez les zones informelles.
  • Ne faites pas un usage illégal des différents espaces, en particulier de ceux qui ont besoin de réservation, comme les salles de réunion. Réservez une salle seulement quand vous en avez réellement besoin pour réaliser une rencontre avec d’autres personnes avec un certain niveau confidentialité. Dans le cas contraire, vous empêcherez d’autres collègues, qui en ont réellement besoin, de pouvoir l’utiliser.
  • Les tables opérationnelles ne sont pas faites pour manger. Évitez l’odeur de la nourriture dans l’espace de travail. Vous disposez, pour manger, de différents espaces au bureau, comme l’office. En outre, il est très sain de quitter le poste de travail et de vous rendre dans une autre zone pour déjeuner.

Au bureau, bougez et changez fréquemment de position, et pour cela vous avez le choix entre les différents espaces en fonction de l’activité que vous effectuez à chaque moment. Si vous disposez de tables à hauteur réglable, comme la Multilevel d’Ofita, essayez d’alterner la travail assis et debout.

 

 

2019-07-23T16:57:50+00:00

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies